Quy trình thành lập hội đồng trọng tài thường trực và theo vụ việc

Quyết định của Hội đồng trọng tài được coi là phán quyết trọng tài nếu như quá trình thành lập và giải quyết tranh chấp đó tuân theo pháp luật trọng tài và tuân theo quy tắc của Trung tâm trọng tài đó. Do vậy, việc thành lập Hội đồng trọng tài tuân thủ theo quy định pháp luật giúp cho cho quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tranh chấp được bảo đảm hơn, bên cạnh đó còn giúp cho phán quyết trọng tài có hiệu lực thi hành bắt buộc đối với các bên tham gia.

I. Hội đồng trọng tài là gì?

Hội đồng trọng tài là hội đồng gồm một hoặc một số Trọng tài viên, được thành lập theo sự chỉ định của các bên để giải quyết các yêu cầu tranh chấp liên quan đến hoạt động thương mại theo quy tắc tố tụng của Luật trọng tài thương mại 2010 và theo quy tắc của Trung tâm trọng tài mà các bên thỏa thuận lựa chọn.

1. Đặc điểm của hội đồng trọng tài

– Hội đồng trọng tài thương mại chỉ có thẩm quyền giải quyết các yêu cầu tranh chấp giữa các bên có hoạt động thương mại, hoặc giải quyết tranh chấp phát sinh giữa các bên trong đó ít nhất một bên có hoạt động thương mại.

– Hội đồng trọng tài được lập ra khi có yêu cầu giải quyết vấn đề tranh chấp, khi giải quyết xong vụ tranh chấp thì hội đồng trọng tài sẽ bị giải tán.

– Số lượng Trọng tài viên của hội đồng trọng tài gồm một, hoặc một số Trọng tài viên theo sự thỏa thuận của các bên. Nếu các bên không có thỏa thuận thì hội đồng trọng tài gồm 3 Trọng tài viên.

– Phán quyết của Hội đồng trọng tài có tính chung thẩm và chấm dứt quá trình tố tụng trọng tài.

– Hội đồng trọng tài ra phán quyết theo nguyên tắc đa số. Trường hợp biểu quyết không đạt được đa số thì phán quyết trọng tài được lập theo ý kiến của Chủ tịch Hội đồng trọng tài.

2. Loại hình hội đồng trọng tài

Hiện nay tại Việt Nam có 2 loại hình hội đồng trọng tài, đó là hội đồng trọng tài tại Trung tâm trọng tài (hội đồng trọng tài thường trực) và hội đồng trọng tài theo vụ việc.

– Hội đồng trọng tài thường trực là hội đồng được thành lập tại Trung tâm trọng tài để giải quyết các yêu cầu tranh chấp liên quan đến hoạt động thương mại theo quy tắc pháp luật tố tụng trọng tài và theo quy tắc của Trung tâm trọng tài mà các bên thỏa thuận lựa chọn

– Hội đồng trọng tài theo vụ việc là hội đồng được lập ra theo sự chỉ định của các bên để giải quyết các yêu cầu tranh chấp liên quan đến hoạt động thương mại theo quy tắc pháp luật tố tụng trọng tài và pháp luật tố tụng dân sự.

3. Thành phần Hội đồng trọng tài

Điều 39 Luật trọng tài thương mại 2010 quy định, thành phần Hội đồng trọng tài có thể bao gồm một hoặc nhiều Trọng tài viên theo sự thỏa thuận của các bên. Trường hợp các bên không có thoả thuận về số lượng Trọng tài viên thì Hội đồng trọng tài bao gồm ba Trọng tài viên. Trong đó có 2 trọng tài viên và một chủ tịch hội đồng trọng tài.

Thông thường, hội đồng trọng tài sẽ gồm các trọng tài viên là số lẻ để khi ra phán quyết, hội đồng sẽ ra phán quyết theo nguyên tắc đa số. Tuy nhiên, nếu như các bên có thỏa thuận hội đồng trọng tài là số lẻ mà khi biểu quyết không đạt được đa số (50-50) thì phán quyết trọng tài được lập theo ý kiến củ Chủ tịch Hội đồng trọng tài.

II. Quy trình thủ tục thành lập hội đồng trọng tài thường trực.

Bước 1: Nguyên đơn làm đơn kiện và gửi đến Trung tâm trọng tài.

Theo quy định tại khoản 1 điều 30 Luật trọng tài thương mại 2010, nguyên đơn phải làm đơn kiện và gửi đến Trung tâm trọng tài.

– Trong đơn kiện, nguyên đơn phải ghi rõ tên, địa chỉ người được nguyên đơn chọn làm Trọng tài viên, hoặc đề nghị chỉ định Trọng tài viên.

+ Trường hợp nguyên đơn tự chọn Trọng tài viên, nguyên đơn phải ghi rõ tên, địa chỉ của Trọng tài viên đó trong đơn kiện.

+ Trường hợp nguyên đơn không biết chọn Trọng tài viên nào thì có thể yêu cầu Chủ tịch Trung tâm trọng tài chỉ định một Trọng tài viên (yêu cầu được ghi trong đơn kiện).

– Khi gửi đơn kiện, nguyên đơn phải gửi kèm theo thỏa thuận trọng tài, đồng thời gửi kèm theo các tài liệu có liên quan cho Trung tâm trọng tài.

Bước 2: Trung tâm trọng tài thông báo cho bị đơn

– “Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện, các tài liệu kèm theo và chứng từ nộp tạm ứng phí trọng tài, Trung tâm trọng tài phải gửi cho bị đơn bản sao đơn khởi kiện của nguyên đơn và những tài liệu theo quy định tại khoản 3 Điều 30 Luật trọng tài thương mại 2010”[2]

– Thông báo của trung tâm trọng tài bao gồm: Bản sao đơn kiện, yêu cầu chọn Trọng tài viên, và những tài liệu kèm theo khác được quy định tại khoản 3 Điều 30 Luật trọng tài thương mại 2010.

Bước 3: Bị đơn làm bản tự bảo vệ và gửi cho Trung tâm trọng tài

Sau khi nhận được thông báo khởi kiện và yêu cầu chọn Trọng tài viên từ Trung tâm trọng tài gửi đến, bị đơn phải chọn Trọng tài viên, nộp bản tự bảo vệ, và làm đơn kiện lại nguyên đơn, sau đó gửi đến Trung tâm trọng tài. Cụ thể như sau:

Chọn Trọng tài viên:

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo và tài liệu kèm theo của Trung tâm trọng tài, bị đơn phải chọn 1 Trọng tài viên. Nếu hợp bị đơn không biết chọn Trọng tài viên nào thì có thể yêu cầu Chủ tịch Trung tâm trọng tài chỉ định.

Trường hợp bị đơn không chọn Trọng tài viên, cũng không yêu cầu chỉ định thì trong thời hạn 7 ngày kể tư ngày hết thời hạn nêu trên, Chủ tịch Trung tâm trọng tài sẽ chỉ định Trọng tài viên cho bị đơn.

Trường hợp có nhiều bị đơn thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của Trung tâm trọng tài như ở bước 2, các bị đơn phải thống nhất chọn Trọng tài viên, hoặc yêu cầu chỉ định Trọng tài viên.

Hết thời hạn nêu trên mà các bị đơn không chọn được Trọng tài viên cho mình, không có yêu cầu chỉ định thì trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày hết hạn, Chủ tịch Trung tâm trọng tài sẽ chỉ định Trọng tài viên cho các bị đơn. (khoản 2 điều 40 Luật trọng tài thương mại 2010)

Nộp bản tự bảo vệ:

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của Trung tâm trọng tài như ở bước 2, bị đơn phải làm bản tự bảo vệ và gửi đến Trung tâm trọng tài.

Trong bản tự bảo vệ, nguyên đơn phải ghi rõ tên và địa chỉ của người được bị đơn chọn làm Trọng tài viên hoặc đề nghị chỉ định Trọng tài viên.

Trường hợp bị đơn không làm bản tự bảo vệ thì vụ việc vẫn được tiến hành giải quyết theo quy định.

Nộp đơn kiện lại nguyên đơn (nếu có):

Theo quy định tại điều 36 Luật trọng tài thương mại 2010, bị đơn có quyền kiện lại nguyên đơn những vấn liên quan đến vụ tranh chấp đó, bằng cách gửi đơn kiện lại bị đơn đến cho Trung tâm trọng tài.

Tại khoản 2 điều 36 Luật trọng tài thương mại 2010 quy định, đơn kiện lại của bị đơn phải được nộp cùng thời điểm nộp bản tự bảo vệ. Như vậy, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo khởi kiện từ trung tâm trọng tài, bị đơn phải gửi đơn kiện lại đến trung tâm trọng tài. Nếu bị đơn không có đơn kiện lại thì vụ việc vẫn được tiến hành giải quyết theo quy định.

Khi nhận được đơn kiện lại của bị đơn, nguyên đơn cũng có quyền gửi bản tự bảo vệ khi bị đơn kiện lại mình. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được đơn kiện lại, nguyên đơn phải gửi bản tự bảo vệ cho Trung tâm trọng tài. Nếu nguyên đơn không nộp bản tự bảo vệ thì vụ việc vẫn được tiến hành giải quyết.

Bước 4: Bầu Chủ tịch Hội đồng trọng tài

Việc bầu Chủ tịch Hội đồng trọng tài sẽ do 2 Trọng tài viên đã được các bên lựa chọn (hoặc được Chủ tịch Trung tâm trọng tài chỉ định) bầu ra.

“Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày các Trọng tài viên được các bên chọn hoặc được Chủ tịch Trung tâm trọng tài chỉ định, các Trọng tài viên này bầu một Trọng tài viên khác làm Chủ tịch Hội đồng trọng tài.

Hết thời hạn này mà việc bầu không thực hiện được, thì trong thời hạn 7 ngày, kể từ ngày hết thời hạn quy định tại khoản này, Chủ tịch Trung tâm trọng tài chỉ định Chủ tịch Hội đồng trọng tài”[3]

Bước 5: Thành lập Hội đồng trọng tài thường trực

Sau khi bầu ra được Chủ tịch Hội đồng trọng tài thì 3 Trọng tài viên này sẽ kết hợp lại và lập thành Hội đồng trọng tài để giải quyết vụ tranh chấp đó theo quy định pháp luật trọng tài và theo quy tắc của Trung tâm trọng tài mà các bên thỏa thuận lựa chọn.

III. Quy trình thành lập hội đồng trọng tài theo vụ việc

Bước 1: Nguyên đơn làm đơn kiện và gửi cho bị đơn

Khác với quá trình thành lập Hội đồng trọng tài thường trực, đối với việc giải quyết tranh chấp bằng Trọng tài theo vụ việc thì nguyên đơn phải gửi đơn kiện cho bị đơn.

– Nguyên đơn phải chọn Trọng tài viên và ghi đầy đủ thông tin về họ tên, địa chỉ người được nguyên đơn chọn làm Trọng tài viên trong đơn kiện.

– Trường hợp nguyên đơn không biết chọn Trọng tài viên nào thì có thể yêu cầu Tòa án có thẩm quyền chỉ định Trọng tài viên cho mình.

Bước 2: Bị đơn làm đơn kiện lại và gửi cho nguyên đơn và Trọng tài viên.

Bị đơn chọn Trọng tài viên

Sau khi nhận được đơn kiện mà nguyên đơn gửi đến, bị đơn phải chọn Trọng tài viên trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được đơn kiện và tài liệu kèm theo của nguyên đơn.

Trường hợp bị đơn không biết chọn Trọng tài viên nào thì có thể đề nghị Tòa án chỉ định Trọng tài viên cho mình.

Trường hợp hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được đơn kiện mà bị đơn không chọn Trọng tài viên, cũng không yêu cầu chỉ định Trọng tài viên thì nguyên đơn có thể yêu cầu Tòa án chỉ định Trọng tài viên cho bị đơn.

Xác định thẩm quyền của Tòa án khi yêu cầu chỉ định trọng tài viên:

– Trường hợp có thỏa thuận:

+ Tại khoản 1 điều 7 Luật trọng tài thương mại 2010 quy định: “Trường hợp các bên đã có thỏa thuận lựa chọn một Tòa án cụ thể thì Tòa án có thẩm quyền là Tòa án được các bên lựa chọn”[4].

+ Về hình thức thỏa thuận lựa chọn Tòa án, theo khoản 1 điều 5 Nghị quyết 01/2014/NQ-HĐTP quy định: “Việc thỏa thuận lựa chọn Tòa án có thẩm quyền phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ loại việc yêu cầu Tòa án giải quyết, tên Tòa án mà các bên lựa chọn”[5].

Như vậy, nếu các bên có thỏa thuận bằng văn bản sẽ lựa chọn một Tòa án nhân dân cấp tỉnh nào đó để giải quyết các vấn đề liên quan thì Tòa án được lựa chọn đó có thẩm quyền giải quyết.

– Trường hợp không có thỏa thuận:

+ Căn cứ khoản 1 Điều 414 Bộ luật tố tụng dân sự 2015 quy định: “Những việc dân sự liên quan đến hoạt động Trọng tài thương mại Việt Nam thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án bao gồm Chỉ định, thay đổi Trọng tài viên”[6]

+ Căn cứ tại điểm a khoản 2 và khoản 3 điều 7 Luật trọng tài thương mại 2010 thì Tòa án có thẩm quyền chỉ định Trọng tài viên là Tòa án cấp tỉnh nơi bị đơn cư trú hoặc trụ sở.

Như vậy, trường hợp các bên không có thỏa thuận lựa chọn Tòa án thì Tòa án có thẩm quyền chỉ định Trọng tài viên là Tòa án cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi bị đơn đang cư trú (nếu là cá nhân), hoặc gửi đến Tòa án cấp tỉnh nơi bị đơn đóng trụ sở (nếu là tổ chức).

Bị đơn nộp bản tự bảo vệ

Tại khoản 2 điều 35 Luật trọng tài thương mại 2010 quy định: “Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khởi kiện của nguyên đơn và các tài liệu kèm theo, bị đơn phải gửi cho nguyên đơn và Trọng tài viên bản tự bảo vệ, tên và địa chỉ của người mà mình chọn làm Trọng tài viên”[7].

Trường hợp hết thời hạn quy định mà bị đơn không nộp bản tự bảo vệ thì vụ việc vẫn được tiến hành giải quyết theo quy định (khoản 5 điều 35 Luật trọng tài thương mại 2010).

Bị đơn nộp đơn kiện lại

Theo quy định tại điều 36 Luật trọng tài thương mại 2010 thì khi nhận được đơn kiện từ nguyên đơn gửi đến, bị đơn cũng có thể kiện lại nguyên đơn, bằng cách làm đơn kiện lại và gửi đồng thời cho cả Hội đồng trọng tài và nguyên đơn. Đơn kiện lại của bị đơn phải được nộp cùng thời điểm bị đơn nộp bản tự bảo vệ.

Tương tự, sau khi nhận được đơn kiện lại của bị đơn, nguyên đơn cũng có quyền gửi bản tự bảo vệ cho Hội đồng trọng tài và bị đơn. (khoản 3 điều 36 Luật trọng tài thương mại 2010)

Trường hợp hết thời hạn quy định mà bị đơn không có đơn kiện lại, hoặc bị đơn có đơn kiện lại nhưng nguyên đơn không nộp bản tự bảo vệ thì vụ việc vẫn được tiến hành giải quyết theo quy định.

Bước 3: Bầu Chủ tịch Hội đồng trọng tài

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày được các bên chọn hoặc được chỉ định, các Trọng tài viên bầu một Trọng tài viên khác làm Chủ tịch Hội đồng trọng tài.

Trường hợp hết thời hạn quy định mà không bầu được thì các bên có quyền yêu cầu Tòa án có thẩm quyền chỉ định Chủ tịch hội đồng trọng tài.

Bước 4: Thành lập Hội đồng trọng tài theo vụ việc

Sau khi được bầu, hoặc được chỉ định thì 3 Trọng tài viên sẽ lập thành Hội đồng trọng tài để giải quyết vụ việc theo quy định pháp luật tố tụng trọng tài và theo quy tắc của Trung tâm trọng tài đó.

Trên đây là quy trình thành lập Hội đồng trọng tài thường trực và Hội đồng trọng tài theo vụ việc gồm 3 Trọng tài viên áp dụng đối với trường hợp các bên không có thoả thuận khác, hoặc quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài không quy định khác.

Nếu các bên có thỏa thuận khác, hoặc Trung tâm trọng tài có quy tắc tố tụng khác không vi phạm pháp luật trọng tài thì quy trình thành lập Hội đồng trọng tài sẽ theo sự thỏa thuận giữa các bên, hoặc theo quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài đó.

[1] Điều 60 Luật trọng tài thương mại 2010

[2] Điều 32 Luật trọng tài thương mại 2010

[3] Khoản 3 điều 40 Luật trọng tài thương mại 2010

[4] Khoản 1 điều 7 Luật trọng tài thương mại 2010

[5] Khoản 1 điều 5 Nghị quyết 01/2014/NQ-HĐTP

[6] Khoản 1 Điều 414 Bộ luật tố tụng dân sự 2015 sửa đổi bổ sung 2017

[7] Khoản 3 điều 35 Luật trọng tài thương mại 2010